Teilnehmer*innenverwaltung

Das wichtigste Objekt im Kompass ist ein*e Teilnehmer*in. Hier meint ein*e Teilnehmer*in ein im Kompass hinterlegtes Mitglied der JDAV deiner Sektion, das heißt ob 5-jähriges Jugendgruppenkind, langgediente*r Jugendleiter*in oder frischgebackene*r Jugendreferent*in, alle haben einen Eintrag als Teilnehmer*in im Kompass. Insbesondere heißt das, dass auch du selbst hier einen Eintrag hast.

In der Teilnehmer*innenverwaltung siehst du in der Regel zwei Menüpunkte:

  • Meine Jugendgruppen: eine Auflistung der von dir geleiteten Jugendgruppen.

  • Teilnehmer*innenverwaltung: Ausfahrten und Alle Teilnehmer*innen.

In diesem Abschnitt geht es nur um die Teilnehmer*innen selbst. Wenn du etwas zum Punkt Ausfahrten lernen möchtest, kannst du zu Ausfahrten springen.

Bemerkung

Falls du ein Amt in deiner Sektion ausübst und zum Beispiel für Jugendgruppenkoordination oder die Verwaltung der Warteliste zuständig ist, siehst du hier noch mehr Punkte. Mehr Informationen dazu findest du unter Warteliste und neue Mitglieder.

Falls du direkt zu einer von dir geleiteten Jugendgruppe gehen möchtest, findest du unter Teilnehmer*innenverwaltung oder auf der Startseite auch direkte Links zu den Teilnehmer*innen deiner Gruppe.

Teilnehmer*innen Übersicht

Um eine Übersicht über alle Teilnehmer*innen zu bekommen, klicke auf Alle Teilnehmer*innen. Hier siehst du nun alle Mitglieder, für die du die einfachen Anzeigeberechtigungen hast, das heißt deren Namen du sehen darfst. Typischerweise sind das die Gruppenkinder deiner Jugendgruppe, aber vielleicht noch zusätzlich alle Mitglieder des Jugendausschuss.

Wie sehe ich meine Gruppenkinder?

Oberhalb der großen Auflistung mit allen Teilnehmer*innen siehst du verschiedene Auswahlfelder. Eines davon heißt Nach Gruppe. Wenn du dort drauf klickst, kannst du die Ansicht nach einer Gruppe filtern.

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In der selben Zeile siehst du noch weitere Filtermöglichkeiten.

Bemerkung

Du kannst auch aus der Seitenleiste oder von der Startseite direkt zu den Gruppenkindern einer von dir geleiteten Gruppe springen.

Ich möchte nach Alter sortieren, wie geht das?

Standardmäßig ist die Teilnehmer*innenanzeige nach Nachname sortiert, wie du im folgenden Bild an dem kleinen Pfeil erkennen kannst:

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Um zum Beispiel nach Geburtsdatum zu sortieren, klicke auf die Spalte Geburtsdatum. Wenn du die Reihenfolge (das heißt von jung nach alt oder von alt nach jung), klicke auf den kleinen Pfeil im Geburtsdatum Reiter.

Wieso sehe ich nicht alle meine Gruppenkinder?

Hast du deine Gruppe ausgewählt und siehst trotzdem nicht alle deine Gruppenkinder auf einer Seite? Dann liegt das vermutlich daran, dass deine Gruppe mehr als 25 Teilnehmer*innen hat. Chapeau! In diesem Fall kannst du unten Rechts auf der Seite zwischen den verschiedenen Seiten auswählen oder alle auf einmal anzeigen lassen:

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Teilnehmer*in Detailansicht

Möchtest du eine*n Teilnehmer*in im Detail ansehen, um zum Beispiel Personendaten, wie die Anschrift nachzuschauen oder eine Änderung an den Daten machen, klicke auf den entsprechenden Eintrag in der Liste.

Die nun folgende Seite kann auf den ersten Blick ein wenig erschlagen, daher dröseln wir hier die wichtigsten Punkte auf. Zunächst ist die Seite in mehrere Reiter unterteilt:

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Diese sind

  • Allgemein: wichtigste Informationen wie Name und E-Mail Adresse

  • Kontaktinformationen: Anschrift, Kontodaten (für Jugendleiter*innen beim Abwickeln von Ausfahrten)

  • Fähigkeiten: z.B. alpine Erfahrungen

  • Sonstiges: z.B. medizinische Daten

  • Notfallkontakte: Liste mit Namen und mindestens Telefonnummern. Mehr Informationen unter Notfallkontakte.

  • Fortbildungen: eine Liste von besuchten Fortbildungen.

Bemerkung

Der Reiter Fortbildungen wird nur auf deiner Seite angezeigt, das heißt falls du eines deiner Gruppenkinder ausgewählt hast, ist dieser Reiter nicht vorhanden.

Wieso kann ich nicht alle Felder ändern?

Manche Felder werden dir nur angezeigt, sind aber nicht änderbar. Das sind entweder

  • geschützte Felder, für die du besondere Berechtigungen benötigst um sie zu ändern (z.B. das Gruppe Feld). Um diese Felder zu ändern, wende dich an deine*n Jugendreferent*in für Jugendkoordination. Oder,

  • automatisch berechnete Felder wie zum Beispiel das Rückgemeldet Feld.

Rückmeldung

Damit die Teilnehmer*innendaten im Kompass aktuell bleiben, kannst du jederzeit deine Gruppenkinder zu einer Rückmeldung auffordern. Dazu wählst du in der Teilnehmer*innenübersicht alle Teilnehmer*innen aus, die du zur Rückmeldung auffordern möchtest,

../_images/members_changelist_action.png

und wählst dann im Menü unten links Rückmeldungsaufforderungen an ausgewählte Teilnehmer*innen verschicken aus. Um die Aufforderungen zu verschicken, musst du dann nur noch auf Ausführen klicken.

Was passiert nach der Aufforderung zur Rückmeldung?

Der*die ausgewählte Teilnehmer*in erhält eine E-Mail mit einem Link. Dieser Link führt auf eine Seite auf der die Person ihr Geburtsdatum eingeben muss.

Bemerkung

Das Geburtsdatumsformat ist TT.MM.JJJJ, also wenn Peter am 1.4.1999 geboren ist, muss er 01.04.1999 eingeben.

Nach erfolgreich eingegebenem Geburtsdatum, wird die Person auf ein Formular mit ihren Daten weitergeleitet. Dann prüfen, gegebenenfalls aktualisieren und schließlich speichern. Der Link ist immer 30 Tage lang gültig und kann in dieser Zeit auch beliebig oft benutzt werden.

Klingt alles noch abstrakt? Dann fordere dich doch mal selbst zur Rückmeldung auf und probiere es aus.

Notfallkontakte

Im Notfall helfen uns die Anschrift oder Telefonnummer einer*eines Teilnehmer*in nicht weiter. Stattdessen benötigen wir Kontaktdaten von Personen, die wir im Notfall kontaktieren können. Diese können im Reiter Notfallkontakte gepflegt werden. Bei der initialen Registrierung muss jede*r Teilnehmer*in mindestens einen Notfallkontakt angeben.

Bemerkung

Bei vielen Teilnehmer*innen sind keine Notfallkontakte eingetragen. Das liegt dann vermutlich daran, dass sie aus einem anderen System migriert wurden und daher nicht verfügbar sind.

Bei der regelmäßigen Rückmeldung werden die Notfallkontakte ebenfalls abgefragt. Falls du bei einem deiner Gruppenkinder feststellst, dass die Notfallkontakte fehlen oder nicht mehr aktuell sind, trage das so schnell wie möglich nach oder benutze die Rückmeldung.

Was bringen mir die Notfallkontakte im Kompass?

Passiert ein Notfall auf einer Ausfahrt, wirst du natürlich nicht immer die Möglichkeit haben im Kompass die Notfallkontakte herauszusuchen. Daher kannst du dir zu jeder Ausfahrt eine Kriseninterventionsliste generieren lassen, die zu allen Teilnehmer*innen deiner Ausfahrt auch alle Notfallkontakte auflistet.